EL ACTA
Es la relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Sus elementos son:
Razón social: en el margen superior de la primera página va la razón social.
Título de la junta o comité. Ejemplo: CONSEJO ACADÉMICO.
Denominación del documento y número correspondiente: Después de título, a tres interlíneas y centrada, se ubica la palabra ACTA en mayúscula fija, seguida del número consecutivo que le corresponda. El consecutivo debe ser anual, es decir, el ACTA 1 corresponde a la primera reunión de cada año. Se suprime el signo de número.
*Fecha: ciudad y fecha completa en que se efectuó la reunión.
*Hora: se anotan la hora de inicio y la de finalización de la reunión.
*Lugar en donde se efectuó la reunión.
*Asistentes: Nombre y cargo, en orden jerárquico, de los funcionarios que participaron. El cargo que desempeñe cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.
En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades.
*Invitados: Si los hubo, deben relacionarse con indicación de nombre y cargo.
*Orden del día: recoge la agenda que efectivamente se desarrolló.
*Ausentes: se anotan las personas que no asistieron a la reunión. Se indica si la ausencia es justificada o no.
*Orden del día: se enumeran los temas motivo de la reunión, identificándolos con números arábigos.
Los datos anteriores, resaltados con negrita, se escriben todos, en al acta, con mayúscula fija, seguida de dos puntos. Por estética, se recomienda que formen columnas debidamente alineadas.
*DESARROLLO: Se escribe en mayúscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo anota los asuntos que se trataron, según el orden del día, con sus respectivas conclusiones.
El primer tema es, generalmente, verificación del quórum
En el tema “lectura, discusión y aprobación del acta anterior”, se indica si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presentan.
Convocatoria: si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayúscula fija y seguida de punto. A continuación se anotan la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.
Firma, nombre y cargo: el nombre completo de los firmantes responsables se escribe con mayúscula fija. El cargo se anota debajo con mayúscula inicial y sin centrar. Los firmantes del acta son, generalmente, el presidente y el secretario. El presidente firma a la izquierda y el secretario a la derecha.
*Aspectos generales
Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa se anotan las discrepancias.
Se indica en nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar a quienes adhieren a ella.
Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con nombre propio.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos en favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los nombres propios.
En el caso de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que opera como secretario de la misma.
En el caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario.
En actas registradas, y en las que por seguridad se considere conveniente, el presidente coloca su rúbrica en la parte inferior izquierda de cada hoja.
Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos en el cual se consignen acciones, responsables de las mismas y fechas límite de cumplimiento.
Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo, o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial y se aclara el número de hojas.
Cuando el acta es extensa y se hace necesario utilizar hojas complementarias, éstas deben ir identificadas en la parte superior con el nombre del Comité, el número del acta y el número de orden de la hoja.
